情報共有の重要性

今日は情報共有の重要性についてお話しします。

 

『報・連・相』は大切だ！

当たり前のように職場や組織内で言われていますよね。

でもこれがなかなか浸透しないのは、もしかしたら

その重要性を共有できていないからかもしれません。

 

もしくは極度のコミュニケーションベタで

積極的に人と関わろうとしないから報連相ができていない

という可能性もありますよね。

 

今回はコミュニケーション問題ではなく

情報共有にスポットを当てて、お話ししたいと思います。

コミュニケーションについては、また改めてお話ししますね。

 

 

情報共有できていない場合

 

社内や部署内、もしくはチーム内でも結構です。

情報共有が出来ていないと実感できる瞬間は

『そんな話し聞いてないよ！』

となったときではないでしょうか？

 

当たり前ですよね。

自分に情報が回ってきていないから、知らなくて当然です。

とはいえ、知らないからといって仕事が無くなるわけではありません。

そこから詳しい状況を確認して、次に必要な情報を集めて

求められたアウトプットを作り上げていく。

 

これは相当にストレスのかかる状況だと思います。

実は仕事量のストレスよりも、段取りが悪いと感じるストレスのほうが

ストレス強度としては高いのです。

あなたも実感しているのではないでしょうか？

 

情報共有が出来ていなければ、不要なストレスを感じ

仕事の効率も悪くなってしまいます。

まさに百害あって一利無しという状況ですよね。

 

 

情報共有は流れる水

 

実は情報とは、各ポイントにおける水流と同じです。

例えば川を想像してみてください。

 

実際の川は上流から流れだし、様々な支流が流れ込むことで

より大きな流れを生み出していきます。

支流がない川は、やがて水が蒸発するか地面に吸収され

水の流れは消えて無くなります。

情報は川の流れをつくりだす、支流の役割なのです。

 

川を進む船があったとします。

水がたくさん流れる川では、問題無く河口まで行き着きます。

ですが支流がなく、か細い流れしかなければ

途中で船は座礁して身動きが取れなくなってしまいます。

 

ここで言う船は仕事のプロジェクトです。

プロジェクトは一人で担当することはまずありません。

プロジェクトは上流から様々な人の手を加えながら

河口へ、つまり納品へと行き着きますよね。

 

途中で水の流れが悪い場所があると、船はうまく進めません。

そのために情報という水を常に張り巡らせる必要があるのです。

その情報は船が通る前後にさえあれば、船は進みます。

 

 

情報共有は仕事の現在と前後のやりとりが重要

 

つまりプロジェクトをスムーズに進めるには

プロジェクトの現況とその前後で情報共有されていることが

とても重要になってくるのです。

 

次工程の人の状況を前もって知っていれば

いつまでに船をその位置に持って行けばいいかがわかります。

そして船のスピードもコントロールすることができるのです。

 

さらに船の状態を前工程から聞き、現工程と突き合わせながら

改善できる所は改善しながら、船を進めていきます。

次工程に渡す直前に、船の現況を報告するのではなく

少し早い段階で知らせておくことで、次工程の準備を整えることができます。

 

つまり船はプロジェクトそのものであり

水という情報は、船をスムーズに運ぶ水流となるのです。

その水は『報・連・相』で表されている情報共有というわけです。

 

 

プロジェクトに関わる全ての人が、この概念を持っていれば

情報のやり取り不足は起こらなくなるでしょう。

情報は流れを作ります。

 

流れを滞らせないためにも、情報共有は積極的にしていきましょうね！