仕事の指示出しをしたのに、なぜかうまく伝わらない。
そんな悩みを抱えているのなら、この続きを見逃すと損しますよ。
とっても簡単な方法で、指示出しができるようになります。
その方法を知る前に、どうして指示出しがうまくできないのか？
その原因を合わせてお伝えしていきます。
うまく伝わらない原因
まず指示出しがうまく伝わらない原因は
伝える内容を整理せずに、順序通りに伝えてしまっていることが原因です。
順序通りに伝えるのが一番わかりやすいんじゃないの？
そう思うかもしれませんね。
もちろんバラバラの順序で伝えるよりも
順序通りに伝えたほうが、間違いなくわかりやすいです。
ただ問題なのが「整理」せずに伝えてしまっているということなんです。
整理せずに伝えてしまうと相手は「わかったつもり」になるだけで
本当に理解したとは言えない状態になるんですね。
では、相手に理解してもらうためにはどうしたらいいのでしょうか？
三段階で伝えてみる
とても単純です。
三段階で伝えること意識してみましょう。
一段階目は目的を明確に伝えます。
この作業は何を目的したものなのかを相手に伝えましょう。
目的が見えないまま作業をしてしまうと、流れ作業になってしまいます。
二段階目はやることを伝えます。
具体的な作業手順を伝えます。
ここでは、やってもらいたい行動について丁寧に説明します。
三段階目は注意すべきことを伝えます。
各手順のなかで注意すべきことを伝えます。
ここでは、考えて欲しいことを丁寧に説明します。
この三段階で伝えると分かりやすいのですが、
二段階目と三段階目を同時に説明する人が多いんですね。
そのため相手の頭の中で、情報が整理されずに混乱状態になってしまうのです。
すごく単純な方法ですが、この順序で伝えると
・目的
・手順
・気をつけること
の三つを相手の頭のなかで、整理されるんですね。
整理せずに伝えるの相手の脳内では下図のような理解になります。
この理解の場合、情報が交互に入ってくるので、情報の紐付きが弱くなってしまいます。
では整理して伝えるとどうなるかというと、下図のようになります。
このように、「手順」と「注意すること」をしっかりと紐付けて伝えることができます。
それにより２つの情報を１つのブロックとして認識できるため、覚えやすくもなるのです。
ほんのちょっとの伝える工夫で、伝わり方は違ってきます。
このような方法もあるので、ぜひ試してみてくださいね。
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