コミュニケーションが苦手な人、とくに説明するのが苦手な人は、今回ご紹介する２つのポイントを意識してみるだけでも、かなり分かりやすく伝えることができるようになりますよ。
この２つのポイントはそれほど難しいものではないので、簡単に実践することができると思います。
ということで、説明下手な人には必見の内容となっていますので、ぜひ最後まで読んで下さいね。
なぜ説明がうまくできないのか？
２つのポイントをお伝えするまえに、説明下手な人がどうしてうまく説明できないのかについてお伝えします。
うまくいかない理由を知れば、対策をうつことは難しくないですからね。
どんな問題もまずはその原因を探ることから始めるのがセオリーです。
ということで、うまく説明できなくなってしまう理由を見ていきましょう。
その理由というのが「伝えることに一生懸命になっている」というものです。
説明下手な人は、伝えることに一生懸命になることで、頭の中にある情報をすべて相手に伝えようとしてしまうんですね。
そのため、話すことが頭のなかで「あれも、これも」と浮かんでしまい、浮かんだままに言葉にしてしまうんです。
自分の中ではすべての情報が繋がっているのですが、説明を受ける人からみると、ぶつ切りの情報がポンポンでてきているように感じるんですね。
そのため、この情報が何に関係しているのかが見えないので、うまく理解できなくなってしまうんです。
一生懸命になりすぎるがあまりに、本当に必要な情報の取捨選択ができなくなってしまうんですね。
そのせいで情報量が多くなりすぎて、結局なにが大切なのかが伝わらなくなってしまうんです。
ということは、そうならないようにすればいいだけですよね。
そのためのポイントを次にお伝えします。
ポイント１「整理する」
さきほどお伝えしたように、説明下手な人は一生懸命に説明するあまりに、情報がぶつ切りになってしまっていました。
それは話しながら話す情報を探してしまっているからなんですね。
なので話し出す前に伝えるべき情報を整理してしまうことが大切なんです。
そして整理するためには
「なぜ説明しなければならないのか？」
という理由がとても大切になってくるんですね。
その理由が伝える情報を選び取るための軸になるんです。
例えば「ある製品の基本性能を使うために」というのが理由であれば、細かな設定の話しや、限られた条件での使用方法などは必要ないですよね。
おそらく、説明もそれほど複雑なものではなくなるはずです。
ここで勘のいい方はすでに気付いているかもしれないのですが、「説明する理由」は別の言葉で言うと「目的」になるんですね。
情報を整理するには、この説明は「なんの目的のために」しようとしているのか。
これを明確にする必要があるんです。
つまり説明下手な人は目的が「伝える」といものになってしまっているので、全部を伝えようとしてしまうんですね。
でも多くの場合で説明して欲しいことって、ある程度の「範囲」が決まっているんです。
それ以上を求めていないことがほとんどなんですね。
目的に必要な情報だけを整理する。
それを意識するだけでも、伝わりやすさはかなり改善されます。
ポイント２「絞り込む」
さきほどの「整理する」では、目的に必要な情報だけを整理するとしました。
ですがその情報量が多すぎてしまうと、これまた説明を受ける人は困ってしまうんですね。
なので伝える情報を絞り込む必要があります。
そのときに意識していただきたいのが「３」という数字なんですね。
可能であれば伝える情報を３つ以下に絞り込んで欲しいんです。
人は不思議なもので、３つまでなら集中して話しを聞いてくれるのですが、それ以上になるとどうしても集中力が切れてしまいます。
すると始めと最後のことは覚えていても、途中で説明されたことを忘れてしまったりするんですね。
そうならないためにも、何が重要な情報なのかを精査することが大切になるんです。
その目的を果たすために、本当に大切な情報はなにか？
情報の重要度を意識することが大切になってくるわけです。
それがないと「ぜんぶ大切だ」となり、情報量が多くなりすぎてしまうんですね。
まずは重要な情報を伝えて、その後で補足が必要であれば都度伝えていく。
そういった、重要度のメリハリがあると、分かりやすい説明ができるようになるんです。
情報を整理するだけでは、情報量が多くなってしまうかもしれません。
そうではなく整理した情報のなかから、より重要な情報を選びだすステップが分かりやすい説明には欠かせないんですね。
もちろんいきなり100%うまくできるなんてことはないと思います。
ですが少しでも意識して挑戦してみることで、伝え方はいくらでも改善することができます。
ぜひ分かりやすい説明ができるように、挑戦してみてくださいね。
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